РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ
ЗИМИНСКИЙ РАЙОН
Администрация
Батаминского муниципального образования
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
от 12.12.2023г. № с. Батама
Об утверждении Порядка ведения личных дел
муниципальных служащих
На основании Федерального закона от 06.10.2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Указа Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», Федерального Закона от 02.03.2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», администрация Батаминского муниципального образования Зиминского района
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Порядок ведения личных дел муниципальных служащих администрации Батаминского муниципального образования Зиминского района (Приложение 1).
2. Настоящее постановление подлежит опубликованию в информационно-аналитическом издании Батаминского муниципального образования муниципальной газете "Родник" и разместить на официальном сайте администрации Батаминского муниципального образования Зиминского района http://www/batama.ru в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
3. Настоящее постановление вступает в силу после дня его опубликования.
4. Контроль исполнения настоящего постановления оставляю за собой.
Глава Батаминского муниципального образования Ю.В. Белик
Приложение 1
к постановлению администрации
Батаминского муниципального
образования Зиминского района
от 12.12.2023г. №
Порядок
ведения личных дел муниципальных служащих
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение разработано на основании Федерального Закона от 02 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», Областного закона от 19.09.2007 г. № 34/2/3-СЗ «Об отдельных вопросах муниципальной службы в Иркутской области», и определяет порядок комплектования, ведения и хранения личных дел лиц, замещающих должности муниципальной службы в администрации Филипповского муниципального образования Зиминского района (далее — муниципальных служащих).
1.2. Личное дело — это совокупность анкетно-биографических документов, содержащих сведения, связанные с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и прекращением, содержащих наиболее полные сведения о муниципальных служащих.
1.3. Личное дело оформляется после издания распоряжения о назначении на должность муниципальной службы.
1.4. Ведение нескольких личных дел на одного муниципального служащего не допускается.
2. Состав документов, включаемых в личное дело
2.1. При формировании личного дела в него включаются документы, отражающие процесс поступления гражданина на муниципальную службу и ее прохождение, или процесс назначения на должность муниципальной службы в администрации Батаминского муниципального образования Зиминского района и выполнение обязанностей по этой должности.
2.2. В личное дело муниципального служащего включаются следующие документы:
• письменное заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу и замещении должности муниципальной службы в администрации Батаминского муниципального образования Зиминского района (далее — должность муниципальной службы);
• собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета по форме, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 26.05.2005 № 667-р «Об утверждении формы анкеты, представляемой гражданином Российской Федерации, поступающим на государственную службу Российской Федерации или на муниципальную службу в Российской Федерации» (в ред. распоряжения Правительства РФ от 16.10.2007 № 1428-р) с приложением фотографии;
• автобиография;
• документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
• копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
• копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
• копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
• копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
• копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
• копии документов о наличии социальных льгот (если таковые имеются);
• копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
• справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением должности государственной службы Иркутской области;
• копия распоряжения о назначении на должность муниципальной службы;
• экземпляр трудового договора (контракта), а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор (контракт);
• копии распоряжений о переводе муниципального служащего на иную должность муниципальной службы, о временном замещении им иной должности муниципальной службы, об освобождении лица от замещаемой должности, о переводе лица на другую должность, о прекращении муниципальной службы;
• копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
• копия распоряжения о расторжении трудового договора (контракта) с муниципальным служащим;
• аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период, характеристики;
• экзаменационный лист муниципального служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина муниципальной службы Российской Федерации, копии документов о присвоении муниципальному служащему классного чина муниципальной службы Российской Федерации (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга), (в случае, если присвоение классных чинов предусмотрено нормативным актом органа местного самоуправления в соответствии с действующим законодательством);
• копии документов о включении муниципального служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
• копии распоряжений о поощрении муниципального служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
• копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы;
• документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;
• сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего, а также о расходах супруги (супруга) и несовершеннолетних детей; сведения о расходах муниципального служащего, а также о расходах супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;
• сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на которых гражданин, претендующий на замещение должности муниципальной службы, муниципальный служащий размещали общедоступную информацию, а также данные, позволяющие их идентифицировать, представителю нанимателя представляют:
- гражданин, претендующий на замещение должности муниципальной службы,
- при поступлении на службу за три календарных года, предшествующих году поступления на муниципальную службу;
- муниципальный служащий - ежегодно за календарный год, предшествующий году представления указанной информации, за исключением случаев размещения общедоступной информации в рамках исполнения должностных обязанностей муниципального служащего.
• копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
• медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению;
• копия документа об изменении семейного положения;
• копии документов о выплате вознаграждения при выходе на пенсию.
2.3. В личное дело муниципального служащего вносятся также письменные объяснения муниципального служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.
2.4. К личному делу муниципального служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами, областными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
2.5. Документы, приобщенные к личному делу муниципального служащего, располагаются в хронологическом порядке, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.
2.6. Сведения, содержащиеся в личных делах муниципальных служащих, являются конфиденциальными, за исключением сведений, которые могут быть предоставлены средствам массовой информации в соответствии Указом Президента Российской Федерации от 18.05.2009 г. № 559 «О представлении гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, и федеральными государственными служащими сведений о доходах, об имуществе и об их обязательствах имущественного характера», Указом Президента от 30.05.2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».
2.7. Запрещается сбор и внесение в личные дела сведений о политической и религиозной принадлежности, частной жизни муниципальных служащих.
3. Порядок заполнения документов личного дела муниципального служащего
3.1. «Анкета» является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных, образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. «Анкета» заполняется собственноручно при оформлении на муниципальную службу.
3.1.1. На все вопросы даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.
3.1.2. При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт (документ, удостоверяющий личность), трудовая книжка, военный билет, документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы Высшей Аттестационной Комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат), документы об имеющихся изобретениях.
3.1.3. В графе «Образование» должны применяться следующие формулировки: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.
3.1.4. В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность работника началась с обучения в высшем или среднем специальном учебном заведении, в профессионально-техническом училище и т. п., то этот период также отмечается в данной графе. Сюда вносятся и сведения о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью, нахождением на иждивении и т. п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то следует указывать, с какого и по какое время он работал в каждой должности.
3.1.5. Отрицательные ответы в графах анкеты записываются без повторения вопроса, например: ученая степень, ученое звание — «не имею»; пребывание за границей — «не был» и т. п.
3.1.6. Ведущий специалист администрации Батаминского муниципального образования Зиминского района по кадровым вопросам (далее — ведущий специалист по кадровым вопросам), принимая анкету, проверяет полноту ее заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявляемыми документами и заверяет анкету печатью, подписью и ставит дату.
3.2. «Дополнение к анкете» — документ, содержащий сведения обо всех изменениях, касающихся работника, происшедших после заполнения анкеты, включает в себя два раздела, каждый из которых имеет табличную форму.
3.2.1. В первом разделе фиксируются сведения о прохождении службы со ссылкой на соответствующие правовые акты.
3.2.2. Во втором разделе помещаются сведения, отражающие профессиональную деятельность и изменения, внесенные в необходимые анкетные данные муниципального служащего:
образование, присвоение ученой степени, ученого звания;
подготовку, переподготовку и повышение квалификации;
прохождение аттестации, присвоение классных чинов;
награждение орденами и медалями Российской Федерации и присвоение почетных званий;
о перемещениях по службе;
поощрениях и взысканиях — распоряжениями по личному составу;
изменения в необходимые анкетные данные (ФИО, места жительства, семейного положения и др.).
Все изменения вносятся на основании соответствующих документов, в том числе докумен-тов учебных заведений, органов ЗАГСа. Копии этих документов заверяются ведущим спе-циалистом по кадровым вопросам, приобщаются к личному делу и вносятся в опись личного дела.
3.2.3. Обязательными реквизитами «Дополнения к анкете» являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел, проводимых ведущим специалистом по кадро-вым вопросам, и об ознакомлении муниципального служащего с документами его личного дела.
3.3. При назначении на должность муниципальной службы гражданин пишет «Автобиографию» — документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица.
3.3.1 «Автобиография» составляется гражданином собственноручно в произвольной форме, без исправлений и помарок. В «Автобиографии» должны быть освещены следующие вопросы: Фамилия, имя, отчество, год, число, месяц и место рождения, национальность, социальное происхождение, полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, в качестве кого), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях более подробно), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника, дата составления «Автобиографии» и подпись работника.
Отметки помещаются на оборотной стороне после всех других сведений и состоят из надписей: «Личное дело проверено. Дата, подпись», «С личным делом ознакомлен. Дата, подпись».
4.4. Для ведения личных дел мун служ используются следующие формы:
- форма «Анкета» (приложение №1)
- форма «Дополнение к анкете» (приложение №2)
- форма «Контрольная карточка» (приложение №3)
- форма «Опись» (приложение №4)
- форма «Лист ознакомления с документами, имеющимися в личном деле» (приложение №5)
4. Порядок оформления характеристики
4.1. Характеристика — документ, содержащий мнение руководства о муниципальном служащем.
В ней указываются все сведения о характеризуемом: дата рождения, образование (когда и что окончил), специальность по образованию, занимаемая должность, с какого времени работает в администрации Батаминского муниципального образования Зиминского района.
4.2. Характеристика должна объективно отражать деловые и личные качества муниципального служащего, уровень его подготовки, опыт работы по специальности или должности, отношение его к работе, поощрения, наличие правительственных наград. Характеризуется отношение к муниципальному служащему в коллективе, моральные качества, семейное положение, наличие детей. В конце характеристики указывается ее назначение.
4.3. Подписывает характеристику глава администрации Батаминского муниципального образования Зиминского района.
4.4. Характеристика выдается в случае необходимости по запросу из другого учреждения или для представления в учебное заведение, военкомат и т. п.
4.5. Печатают характеристику в двух экземплярах и заверяют подпись главы администрации Батаминского муниципального образования Зиминского района печатью администрации. Оригинал выдают муниципальному служащему или направляют в другое учреждение по запросу, копию подшивают в личное дело.
5. Порядок оформления копий документов
5.1. Копии документов об образовании, включаемые в состав личного дела, должны быть заверены в установленном порядке.
5.2. Помещаемая в личное дело копия распоряжения о приеме на работу должна иметь отметку о ее заверении.
5.3. Вместо копии распоряжения в личное дело может быть помещена выписка из него. Выписка делается только после подписания распоряжения главой администрации Батаминского муниципального образования Зиминского района. В выписке сохраняются реквизиты бланка распоряжения, к которым добавляются слова «Выписка из…», дата подписания распоряжения, его номер и заголовок к тексту. Затем следует нужная часть текста, после которой указывается наименование должности руководителя, подписавшего подлинник распоряжения, его инициалы и фамилия (без личной подписи). Заверение выписок из распоряжений аналогично заверению копий.
6. Порядок ознакомления с личными делами
6.1. Право на ознакомление с содержанием личного дела муниципального служащего, помимо самого муниципального служащего, имеют глава администрации Батаминского муниципального образования Зиминского района и специально уполномоченные им лица.
6.2. Глава администрации Батаминского муниципального образования Зиминского района обязан сообщить сведения, содержащиеся в личном деле, по запросу суда (судьи), органов прокуратуры, органов дознания или следствия.
6.3. При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела, имеющиеся там документы или помещать в него новые, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
6.4. Личные дела не выдаются на руки муниципальным служащим, на которых они ведутся.
6.5. Муниципальные служащие имеют право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, приобщение к личному делу своих объяснений.
6.6. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации работник имеет право на получение копии любого документа, содержащегося в его личном деле, на основании письменного заявления на имя работодателя. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом, и предоставляться работнику безвозмездно в течение трех дней со дня подачи заявления.
6.7. Муниципальные служащие обязаны своевременно информировать ведущего специалиста по кадровым вопросам об изменениях в своих анкетных данных.
6.8. Изъятие документов из личного дела, а также хранение в нем документов, не предусмотренных настоящим Положением, как правило, не допускается. Изъятие документов может быть произведено в исключительных случаях лишь с разрешения главы администрации Батаминского муниципального образования Зиминского района. На место изъятого документа вкладывается справка (заявление) с указанием причин изъятия и подписью лица, разрешившего изъятие документа.
7. Порядок составления внутренней описи документов, включаемых в личное дело
7.1. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ, и по какой причине.
7.2. Внутренняя опись документов, включаемых в личное дело, заполняется одновременно с формированием личного дела и затем заполняется при каждом внесении в личное дело новых документов.
7.3. При нумерации листов личного дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.
7.4. При подготовке личных дел к передаче на хранение на внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в личное дело документов и количество листов личного дела.
7.5 Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты закрытия описи.
8. Функции ведущего специалиста по кадровым вопросам по ведению личных дел муниципальных служащих
8.1. В обязанности ведущего специалиста по кадровым вопросам, осуществляющего ведение личных дел лиц, замещающих должности муниципальной службы в администрации Батаминского муниципального образования Зиминского района входит:
формирование личного дела муниципального служащего в момент поступления (назначения) его на должность муниципальной службы;
приобщение документов, перечисленных в п. 2.2 к личным делам муниципальных служащих;
обеспечение сохранности личных дел муниципальных служащих, и их персональных данных (включая информацию на электронных носителях) во избежание несанкционированного доступа к ним, их передачи, а равно их случайного или несанкционированного уничтожения, изменения или утраты;
обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах муниципальных служащих;
ознакомление муниципальных служащих с документами их личных дел не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством (сверка личного дела муниципального служащего).
9. Порядок хранения личных дел муниципальных служащих
9.1. Личные дела хранятся в надежно закрываемых сейфах или металлических шкафах.
9.2. При переходе муниципального служащего, на другую должность муниципальной службы или государственную должность в другой государственный орган, его личное дело передается по новому месту работы по запросу руководителя по акту приема — передачи.
9.3. Личные дела муниципальных служащих после освобождении от замещения ими должностей муниципальной службы, хранятся в администрации Батаминского муниципального образования Зиминского района в соответствии с ежегодно утверждаемой номенклатурой дел местной администрации.
9.4. Ведущий специалист по кадровым вопросам ежегодно проводит проверку наличия и состояния личных дел муниципальных служащих. Факт проведения проверки фиксируется в «Дополнении к анкете».
9.5. Ответственность за ведение и хранение личных дел возлагается на ведущего специалиста по кадровым вопросам.
Скачать